El administrador (o el presidente, en ausencia de administrador) custodia la documentación de la comunidad (incluidas las cuentas, las facturas y los recibos) a disposición de los titulares (artículo 20.e de la Ley de Propiedad Horizontal). Por lo tanto, tiene la obligación de entregarla o compartirla con los miembros de la comunidad, que son los verdaderos titulares.
Ahora bien, ese derecho de acceso a la información no es absoluto, sino que también tiene límites (como todo derecho), y no ampara peticiones abusivas o absurdas del tipo de «lo quiero todo». Lo «razonable» es pedir documentación que tenga que ver con algo concreto, como una obra o un servicio determinados; esto evita que la petición se considere abusiva. Si algo no cuadra, se puede pedir más documentación o ampliar la solicitud a otras obras o servicios.
Obviamente, lo lógico es pedirlo de forma amistosa (pero fehaciente), y solo tras una negativa expresa o un silencio asimilable cabrá una exigencia más formal.
Téngase en cuenta que algunos documentos pueden contener información protegida por la normativa de protección de datos personales (números de cuenta de empleados o de otros propietarios, por ejemplo), así que lo esperable es que esa información venga tachada o anonimizada.
«¿Qué hacer si le pido el estado de cuentas al administrador y se niega alegando que no me las da sin la aprobación del presidente? Qué típico. ¿En qué parte de la ley se dice que es el presidente el que tiene que autorizar que se entreguen o no las cuentas?
El administrador está obligado a rendir cuentas anualmente (artículo 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal), y es tu derecho exigir esa junta anual. Tú puedes pedirle además detalle exhaustivo de las cuentas en cualquier momento, sin abusar, eso sí: no todos los días.
Y si no te hace caso, puedes exigir que se incluya en la próxima junta un punto para que se detallen y se expliquen las cuentas que a ti no te ha querido ni detallar ni explicar. Finalmente, si nadie te hace caso, puedes exigirlo judicialmente.
Esto es muy habitual: es raro el mes que en mi despacho no tenemos una demanda exigiendo a un administrador que rinda cuentas o aporte documentos sobre tal o cual asunto. En definitiva, tienes muchas vías, pero hay veces que la gente no cumple sus obligaciones porque no le da la gana. Pero como tú no puedes ejercer la violencia para conseguir lo que te corresponde, pues no te queda más remedio que acudir al juzgado, amigo.»
Un solo apartado de la Ley de Propiedad Horizontal fija la obligación, y dos sentencias de audiencia dicen cómo se cumple y hasta dónde llega.
Es imprescindible analizar con detenimiento cada caso, porque no siempre se tiene el derecho a acceder a la documentación o a las cuentas que se piden, y en nuestro Despacho hemos obtenido éxitos en ambos sentidos: consiguiendo la condena a administradores negligentes, pero también exonerándolos tras acreditar que ya habían entregado las cuentas o que la petición era abusiva.
En cualquier caso, esta reclamación se desglosa en dos pasos, y el segundo solo se da si el primero fracasa.
Primer paso: un requerimiento tipo MASC, certificado y con acuse de recibo, que se envía tanto al administrador (mero custodio de la documentación) como al presidente de la comunidad (representante de la verdadera titular de los documentos). Bien redactado, un solo documento cumplirá la doble función de intentar resolver el asunto amistosamente y cumplir con la exigencia MASC de la Ley Orgánica 1/2025. Antes de enviarlo se delimita el objeto y el alcance de la petición. La inmensa mayoría de los asuntos se resuelve aquí y no necesita llegar al tribunal.
Este requerimiento, con el envío certificado incluido, tiene un coste de 300 € más IVA. Si a resultas de él quien administró entrega voluntariamente la documentación y abona el saldo resultante, se devenga además una prima del 20 % del dinero efectivamente recuperado; la entrega meramente documental no devenga prima.
Ver el detalle en la Carta de Servicios →Segundo paso: a la vista de ese requerimiento, el administrador y la comunidad pueden decidir entregar la documentación, finalizando así el conflicto, o, por el contrario, mantenerse en su negativa y prepararse para la demanda que el solicitante habrá de interponer.
Interponer esa demanda tiene un coste previsto de 2.500 € más IVA, incluidos abogado y procurador, que cubren el pleito entero si el demandado se allana. Si es declarado en rebeldía, el precio sube a 3.500 €, y si se opone y hay juicio, a 5.000 €. En los tres casos se añaden las costas que se le impongan, cuyo cobro el cliente cede al Despacho.
Ver el detalle en la Carta de Servicios →En este tipo de asuntos, como en casi todos, empezamos por una consulta en la que escuchamos su problema, estudiamos los documentos y analizamos la viabilidad, los riesgos y el coste, y diseñamos la mejor estrategia para abordarlo. De la consulta sale usted con todo lo necesario para decidir con conocimiento de causa. La consulta tiene un coste de 247,93 € más IVA. Obtenga más información sobre la consulta aquí →
En la propia solicitud previa conviene ya anunciar que el solicitante asume los costes de las fotocopias que conlleve su petición, porque no es obligatorio que el administrador tenga los documentos escaneados y cabe que siga usando originales y fotocopias.