Puede y debe exigírsele. La documentación que se ha generado durante la gestión del administrador cesado es propiedad de la comunidad y es obligatorio ponerla a disposición de los propietarios, sin que sirva como excusa que se le deban honorarios.
El Colegio de Administradores de Fincas de Madrid establece un plazo de diez días para que el administrador entregue la documentación esencial para continuar el día a día de la comunidad: acceso a cuentas, talonarios, sellos, libro de actas, relación de propietarios, relación de derramas y cuotas a girar y cualquier asunto urgente, como una citación judicial o de la Agencia Tributaria. A los cuarenta y cinco días desde el cese debe haber entregado la documentación contable, los contratos, la liquidación de cuentas y el resto de la documentación.
El derecho a reclamar prescribe a los cinco años desde el cese (artículo 1964 del Código Civil), pero es un plazo de prescripción que puede interrumpirse mediante requerimiento fehaciente.
«Cambias de administrador y no aparece ni el libro de actas, ni los contratos, ni las facturas, ni la demás documentación, que es tuya, de tu comunidad, y no de él.
Yo no acudo al Colegio de Administradores, sino al juzgado, porque existe un procedimiento judicial específico que me permite exigirle que rinda cuentas, y si no lo hace, el juez le obligará a aceptar las que mis peritos contables presenten.
Comparte, comparte, para que todos lo tengan claro: lo que tienes que exigirle al administrador no es solo la documentación, sino la rendición de cuentas y que entregue el saldo.»
La clave está en dos artículos del Código Civil que casi nadie invoca en estos asuntos, y en las sentencias que fijan hasta dónde llega la obligación de quien administró.
Es imprescindible analizar con detenimiento cada caso, porque no siempre es el administrador quien ha de aportar documentación o rendir cuentas, y en nuestro Despacho hemos obtenido éxitos en ambos sentidos: consiguiendo la condena a administradores negligentes, pero también exonerándolos tras acreditar que ya habían entregado toda la documentación y liquidado las cuentas.
En cualquier caso, esta reclamación se desglosa en dos pasos, y el segundo solo se da si el primero fracasa.
Primer paso: un requerimiento tipo MASC, certificado y con acuse de recibo. Bien redactado, un solo documento cumplirá la triple función de resolver el asunto amistosamente, poner en marcha el reloj de los intereses del artículo 1724 del Código Civil y cumplir con la exigencia MASC de la Ley Orgánica 1/2025. Antes de enviarlo se delimita el encargo (qué se encomendó, desde cuándo y hasta cuándo, y qué cuentas se aprobaron ya en junta, entre otros extremos), porque eso fija lo que puede exigirse. La inmensa mayoría de los asuntos se resuelve aquí y no necesita llegar al tribunal.
Este requerimiento, con el envío certificado incluido, tiene un coste de 300 € más IVA. Si a resultas de él quien administró entrega voluntariamente la documentación y abona el saldo resultante, se devenga además una prima del 20 % del dinero efectivamente recuperado; la entrega meramente documental no devenga prima.
Ver el detalle en la Carta de Servicios →Segundo paso: a la vista de ese requerimiento, el administrador puede decidir entregar saldo y documentos, finalizando así el conflicto, o, por el contrario, mantenerse en su negativa y prepararse para la demanda que la comunidad habrá de interponer.
Interponer esa demanda tiene un coste previsto de 2.500 € más IVA, incluidos abogado y procurador, que cubren el pleito entero si el administrador se allana. Si es declarado en rebeldía, el precio sube a 3.500 €, y si se opone y hay juicio, a 5.000 €. En los tres casos se añaden las costas que se le impongan, cuyo cobro el cliente cede al Despacho.
Ver el detalle en la Carta de Servicios →En este tipo de asuntos, como en casi todos, empezamos por una consulta en la que escuchamos su problema, estudiamos los documentos y analizamos la viabilidad, los riesgos y el coste, y diseñamos la mejor estrategia para abordarlo. De la consulta sale usted con todo lo necesario para decidir con conocimiento de causa. La consulta tiene un coste de 247,93 € más IVA. Obtenga más información sobre la consulta aquí →
Aunque la mayoría de las veces los reclamantes se centran en los documentos, la liquidación de cuentas y la entrega del saldo son la faceta realmente peliaguda de este tipo de pleitos, porque pueden desvelar apropiaciones indebidas, desvío de fondos u otro tipo de ilícitos penales.